Nota sobre organización

Estas dos semanas en Hamburgo, debido a mi vida monacal forzada, las he dedicado a organizar mis notas de proyectos, tareas y demás. Pero empecemos por el principio.

Hace tiempo que vivimos saturados de información. Por todos lados encontramos artículos que nos sugieren ideas y proyectos, documentos o reportajes que nos gustaría guardar para tener de referencia, o simples instrucciones para fabricar o hacer cualquier cosa que nos pueda interesar. Tanta es la información, que todo esto se mezcla con ideas que tenemos o cosas que pretendemos hacer, como aprender algo nuevo, apuntarnos a un curso o escribir un blog. Al final, si sois parecidos a mí y a la mayoría de la gente, acabamos con mil marcadores en el navegador de casa, otros en la tablet o móvil, documentos en el correo, google docs, calendarios y, como no, cuaderno de notas y post-its que se acumulan en un rincón.

Todo eso va pesando y generando estrés, aunque no lo percibamos. Porque la sensación que nos queda es que tenemos muchas cosas que querríamos hacer, pero parece que nunca hay tiempo. Comienzas algo un día, pero por la dinámica diaria, quizá se olvide hasta pasados días. Cuando lo retomamos, tenemos que empezar casi por el principio y queda la eterna sensación de que no avanzamos. Muchas veces acaba descartado.

Solución

Generar un método. Esto, que parece una idea sencilla, no lo es tanto cuando se trata de juntar y organizar todo este lío. Hay una serie de características que tiene que cumplir el sistema que elijamos para organizarlo, sin las cuales, no tiene sentido el esfuerzo:

  • Nos tiene que gustar. Si no nos sentimos cómodos usando el sistema, no sirve. Si no nos gusta escribir a mano, elegir un bloc de notas o una agenda es un error.
  • Ha de ser accesible. Esto es, desde cualquier lugar y en cualquier momento, deberíamos ser capaces de usar el sistema. Si es un bloc de notas, debe poder llevarse en el bolsillo. Si no, volveremos a coleccionar notas sueltas en post-its o papel.
  • Fiable. Esto implica dos cosas: la primera que sepamos que no vamos a perder información y que sea fácilmente localizable. El correo electrónico resulta una mala opción si recibimos muchos mails diarios, porque terminaremos perdiendo las notas.

Hay más detalles a tener en cuenta, pero eso depende más de la persona. Volviendo al tema y teniendo estos criterios en mente, la solución para mí es obvia: herramientas online. O que se puedan acceder online al menos. El problema está en elegir las que más se adaptan a nosotros. En ocasiones, simplemente es una cuestión estética, puesto que herramientas hay muchas. También hay que tener en cuenta si son gratuitas, de pago o tienen varias opciones. Ahí, nuestro bolsillo manda.

Mis elecciones

Básicamente he reducido las herramientas a dos: Evernote y Instapaper. Las usaba las dos desde hace tiempo, pero de una manera un tanto caótica. Ahora, he decidido usarlas exclusivamente. Antes me mandaba mails con enlaces que quería guardar, pero a partir de ahora, los almaceno en Instapaper. De esa forma, si encuentro algo interesante desde cualquier ordenador, lo pongo allí y lo tengo accesible desde cualquier lugar. No más correos perdidos entre una maraña de spam.

Y Evernote es un programa para llevar notas agrupadas por temas, con opciones como añadir imágenes, documentos y enlazarlo todo entre sí. La ventaja es que tiene aplicación Android para tenerlo sincronizado con el móvil. También acceso web. De esa forma, puedo acceder desde cualquier lugar. Así que ya tengo las herramientas. Lo que he estado haciendo también es ordenarlas y estructurarlas para que se adapten a lo que necesito. Pero eso, si acaso, para otra entrada.

¿Qué usáis para organizaros vosotros? Sé que sigue habiendo fieles al papel y la agenda por ahí fuera.

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